城市照明档案是行业建设发展历程的真实记录，反映了城市照明行业的发展和趋势，也是研究该行业发展及其规律的主要依据。近年来，在山东省城市照明专业委员会的关心指导下，莒南县路灯管理所高度重视档案管理工作，将其作为一项重要内容来抓，不断加大档案管理力度，做出了些有益的探索，取得了一定的成效，有效地发挥了减市照明档案的服务作月和应尽的职能。
一、分门别类，精细建档。根据工作实际，我们建立了日常管理类、新建改造工程类、技术变更类、巡查记录类和其他材料类等五类档案。每一类档案又进一步细化分类详细记录，确保查找方便、准确到位。例如在日嘗管理类档案中，我们详细记录了路灯变压器及控制箱的编号、安装日期及地点、控制柜的型号、电器元件的规格及型号；详细记录了每条路灯供电线路的起点和终点、线路的总长度、导线设形式和规格型号、总的负荷线路功率及其分配情况、各个回路的负荷情况、初末端电压和具体电压情况；详细记录了灯杆的高度、形式、原始基础图及产地，灯具的型号、产地灯泡、触发器、镇流器的型号、产地等。在新建改造工程类档案中，要求每项新建和改造工程的设计文件、设计图纸施工图纸分项编号，对施工中的日志以及工程中各种材料的质检报告进行认真整理汇总，编制完整真实的工程验收报告和验收后約整改记录，对新建和改建工程的灯具进行绘图或实物照片进行存档。在巡视记录档案中，对常见设备故障和对故障排除情况做好记录，及时存档，作为日后对新的维修人员进行技术培训的范例。
二、强化跟踪，及时建档。大多数情况下，道路照明工程是边设计、边修改、边施工，现场管理难度大。对此，我们加大跟踪力度，把道路照明工程竣工档案的收集、整理与道路照明工程建设的立项、实施和竣工验收同步进行，尤其在工程施工阶段，我们经常深入施工一线，与工程项目负责人联系，进行具体的业务指导，及时收集工程资料，如工程记录、材料合袼单、工序验收记录、设备说明书、合格证材料保证书的原件等，并按每个路段、工序逐项检查自检资料、隐蔽工程验收记录和文字材料。工程完工时，要求施工人员及时将相关资料向编制工程竣工档案的人员移交，确保档案及时准确完整归档。同时，我们经常性对城区的城市照明设施进行全面性的普查，补测、补绘，及时完善、补缺路灯设施档案资料，为今后进行系统化、科技化、规范化的城市照明没施管理打好基础。
三、完善机制，规范建档。将档案工作纳入日常议事议程，明确内容要求，并作为考核的主要指标之一，与经济效益挂钩，以确保路灯档案管理工作的顺利开展。配备素质较高的专职档案人员，根据规范性文件，完善路灯工程档案和维护管理档案，保证城市照明档案资料的真实、准确和完整。同时，积极探索利用计算机图形技术和数字技术，结合路灯智能监控系统，逐步将城市照明档案买行数字化管理，着手建立城市照明档案的信息管理系统，提高档案管理的准确性和真实性。
虽然我们在城市照明档案管理工作中取得了一点成绩，但仍然存在着资料更新不及时、档案整理不齐全、科技手段应用不到位等问题不足。下一步，我们将进一步强化档案管理意识，提高档案管理的抆术手段，打牢档案管理基础，推进档案管理标准化、规范化、科学化，切实提升档案的应用价值，更好地为城市建设服务。
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